Privacy Beleid Keizer Karel Groep

De Keizer Karel Groep verwerkt persoonsgegevens en wij willen u hierover graag duidelijk en transparant informeren in dit Privacybeleid.

Privacystatement

De Keizer Karel Groep baseert het privacybeleid op het Privacystatement van Scouting Nederland.
In dit privacybeleid geven wij u antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door de Keizer Karel Groep (KKG).

Lidmaatschapsregistratie

De lidmaatschapsregistratie verloopt via het inschrijfformulier van de Keizer Karel Groep.
De persoonsgegevens worden in  Scouting OnLine (SOL) opgeslagen. De ledenadministratie (gegevensbeheerder), de leiding en uzelf hebben inzage in deze gegevens. Voor het privacystatement van Scouts Online zie www.scouting.nl/privacy.

Het inschrijfformulier wordt bij de speltak bewaard in een afgesloten ruimte waar alleen de leiding toegang toe heeft.

Gezondheidsformulieren activiteiten en kampen

Keizer Karel Groep hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving en kamp. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Ook is het voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals een overnachting of kamp, noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het jeugdlid. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik. Voor deze gelegenheden wordt gebruikgemaakt van een gezondheidsformulier/vragenlijst die u per activiteit hard-copy dient in te vullen en te leveren bij de leiding van de speltak. Het ingeleverde gezondheidsformulier/vragenlijst wordt zorgvuldig bewaard en niet digitaal geregistreerd. Deze informatie is alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak als genoemd op het formulier. Het formulier wordt direct na afloop van de activiteit aan de ouder/verzorger teruggegeven en indien niet teruggegeven kan worden dan wordt het vernietigd uiterlijk 2 maanden na de activiteit. 

Relevante gezondheidsinformatie opkomsten

In sommige situaties is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden op de hoogte is van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie zoals allergieën.  Op het inschrijfformulier kunt u van belang zijnde informatie verstrekken. Het verstrekken van noodzakelijke en juiste informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger. 

Beeldmateriaal

De Keizer Karel Groep maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van Keizer Karel Groep en als herinnering. Op het inschrijfformulier dient u expliciet uw toestemming  te geven om beeldmateriaal te laten maken. De toestemming is altijd te wijzigen door een mail te sturen naar kkgprivacy@keizerkarelgroep.com.

Datalekken

Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het 
‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via privacy@scouting.nl.
Na melding wordt het datalek geanalyseerd en worden indien nodig de betrokken leden geïnformeerd.

Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)

Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert de Keizer Karel Groep binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gestuurd te worden naar kkgprivacy@keizerkarelgroep.com . Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.